Download template laporan pertanggungjawaban (LPJ), dan tandatangani secara online dengan Mekari Sign

Meskipun saling terkait, keduanya adalah dokumen yang berlawanan waktu:

• Proposal: Dokumen perencanaan yang dibuat sebelum kegiatan berlangsung. Isinya berupa rencana kegiatan dan estimasi anggaran.
• LPJ: Dokumen pelaporan yang dibuat setelah kegiatan selesai. Isinya berupa realisasi kegiatan dan laporan asli penggunaan dana.

Menyusun Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) sangat penting karena berfungsi sebagai alat formal untuk melaporkan pelaksanaan suatu kegiatan secara rinci, termasuk penggunaan dana dan hasil yang dicapai. LPJ tidak hanya menjadi bukti bahwa kegiatan telah benar-benar dilaksanakan, tetapi juga berperan penting dalam evaluasi, perencanaan, dan pengawasan anggaran sehingga organisasi dapat meningkatkan kredibilitas, efisiensi, dan keberhasilan kegiatan di masa depan.

Laporan pertanggungjawaban dibutuhkan oleh berbagai pihak yang terlibat dalam pengelolaan dan pelaksanaan kegiatan, antara lain:

• Panitia pelaksana kegiatan atau organisasi yang menyelenggarakan suatu acara sebagai bentuk tanggung jawab atas pelaksanaan dan penggunaan dana kegiatan.
• Bendahara penerimaan dan bendahara pengeluaran di instansi pemerintah atau satuan kerja yang mengelola dana negara, untuk melaporkan pengelolaan uang dan surat berharga sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
• Unit organisasi atau perusahaan yang harus mempertanggungjawabkan penggunaan anggaran dan pelaksanaan program kepada atasan atau pihak yang memberi dana.
• Organisasi kampus, lembaga, maupun komunitas yang menyelenggarakan program atau event dan perlu membuat laporan resmi sebagai bukti pelaksanaan dan evaluasi kegiatan.

Komponen penting dalam laporan pertanggungjawaban (LPJ) yang harus ada agar laporan lengkap dan sistematis meliputi:

• Lembar Pengesahan: Berisi tanda tangan pihak yang berwenang untuk mengesahkan LPJ, seperti pimpinan organisasi dan penanggung jawab kegiatan.
• Pendahuluan: Memuat latar belakang kegiatan, dasar pelaksanaan, nama dan tema kegiatan, tujuan, serta sasaran kegiatan.
• Rencana Pelaksanaan Kegiatan: Berisi penjelasan tentang rencana kegiatan, termasuk waktu, target peserta, fasilitas, mekanisme pelaksanaan, rencana anggaran biaya, dan susunan panitia.
• Laporan Pelaksanaan Kegiatan: Menjelaskan secara rinci proses kegiatan dari awal hingga akhir, manfaat, tujuan, kronologi, hambatan yang ditemui, serta evaluasi pelaksanaan kegiatan.
• Laporan Penggunaan Dana / Laporan Keuangan: Memuat rincian penggunaan dana, asal sumber dana, anggaran yang direncanakan, realisasi penggunaan, perbandingan anggaran dan realisasi, serta bukti transaksi seperti nota dan kwitansi.
• Evaluasi dan Hasil Pelaksanaan: Menguraikan pencapaian tujuan, hasil kegiatan, faktor pendukung dan penghambat, serta saran untuk kegiatan berikutnya.
• Penutup: Berisi kesimpulan pelaksanaan kegiatan, ucapan terima kasih, dan permohonan maaf jika ada kekurangan.
• Lampiran: Dokumen pendukung seperti foto kegiatan, daftar hadir, bukti pengeluaran, sertifikat, dan dokumen relevan lainnya.

Waktu penyerahan LPJ biasanya ditentukan di awal pembentukan panitia. Namun, standar umum yang baik adalah selambat-lambatnya 14 hari (2 minggu) hingga 1 bulan setelah kegiatan selesai dilaksanakan. Semakin cepat diserahkan, semakin baik karena data dan bukti fisik masih lengkap.

Anda bisa download template laporan pertanggungjawaban di Mekari Sign, ikuti langkah berikut:

• Kunjungi laman template laporan pertanggungjawaban.
• Klik tombol “Download File” pada laman tersebut.
• Isi form dan Klik tombol “Submit” untuk mulai mengunduh file template laporan pertanggungjawaban dalam format PDF yang siap pakai.

Terlepas dari pada struktur organisasi, namun umumnya melibatkan:

• Ketua Pelaksana/Panitia: Sebagai penanggung jawab utama kegiatan.
• Bendahara: Sebagai penanggung jawab laporan keuangan.
• Sekretaris: Sebagai pencatat administrasi.
• Pejabat yang Menyetujui: Atasan atau pembina yang memberikan mandat (misalnya, Manajer HR, Ketua BEM, Kepala Sekolah).

Bukti transaksi adalah nyawa dari Laporan Keuangan di LPJ. Jika hilang, bendahara biasanya wajib membuat surat pernyataan kehilangan atau kwitansi Pengganti yang ditandatangani di atas materai, yang menyatakan bahwa pengeluaran tersebut benar-benar terjadi. Namun, hal ini harus diminimalisir karena dapat mengurangi kredibilitas laporan.

Laporan pertanggungjawaban (LPJ) perlu ditandatangani digital tergantung pada ketentuan dan peraturan yang berlaku. Beberapa LPJ memang mengharuskan penandatanganan digital untuk memastikan keabsahan dan keamanan dokumen, khususnya dalam konteks pemerintahan dan keuangan publik. Namun, ada juga LPJ yang masih bisa ditandatangani dengan cara konvensional, yaitu dengan tinta dan kertas.