- Tanda terima dokumen memastikan proses serah terima tercatat jelas dan membantu Anda menelusuri dokumen dengan mudah.
- Bukti tertulis ini menjaga keamanan administrasi serta mencegah sengketa saat dokumen berpindah antar pihak.
- Formatnya sederhana: identitas penyerah, penerima, waktu, dan daftar dokumen yang Anda serahkan.
- Anda bisa membuatnya sendiri dengan langkah dasar atau memakai template siap pakai agar hasilnya lebih rapi.
Penyerahan dokumen kerja tidak selalu berlangsung tatap muka. Ada dokumen yang Anda kirim lewat kurir, email, atau perantara lain sehingga risiko salah penerima makin besar. Tanpa catatan resmi, Anda sulit menelusuri siapa yang menerima apa dan kapan waktunya.
Panduan ini membantu Anda memahami fungsi tanda terima dokumen berikut format yang paling umum dipakai. Sekarang, mari Anda mulai dari penjelasan utamanya.
Apa itu Tanda Terima Dokumen?
Tanda terima dokumen adalah surat sederhana yang menyatakan bahwa suatu pihak sudah menerima berkas tertentu dari pihak lain. Isinya memuat identitas penyerah, penerima, waktu, serta daftar dokumen yang berpindah tangan. Formatnya mirip kwitansi, tetapi fokus pada bukti administrasi, bukan transaksi uang.
Anda akan sering menemukannya dalam proses HR, keuangan, legal, pembangunan proyek, sekolah, hingga penyerahan barang. Tujuan utamanya menjaga agar setiap pergerakan dokumen tercatat jelas dan dapat Anda telusuri saat audit berlangsung.
Baca Juga: Apa itu Bukti Transaksi? Jenis, Manfaat, dan Contohnya
Bagaimana fungsi tanda terima dokumen?
Fungsi tanda terima cukup penting untuk keamanan bisnis, terutama kalau penyerahan berlangsung lintas divisi atau lintas lokasi. Berikut kegunaan yang paling relevan:
- Bukti penerimaan: Memberi catatan bahwa dokumen sudah berada di pihak penerima yang tepat.
- Kontrol proses kerja: Membantu HR, legal, atau procurement memantau dokumen dalam rangkaian kerja mereka.
- Keamanan administrasi: Mengurangi risiko dokumen hilang, tercecer, atau berpindah ke pihak yang salah.
- Pendukung audit: Memudahkan tim audit internal menelusuri riwayat dokumen secara kronologis.
- Pencegah sengketa: Anda punya bukti tertulis kalau muncul perbedaan klaim soal status dokumen.
Baca juga: 13 Contoh Surat Jalan Berbagai Bentuk, Terlengkap!
Cara membuat tanda terima dokumen
Bagian ini cocok untuk Anda yang ingin membuat format surat sendiri, baik di Word maupun Excel. Hasil akhirnya berupa surat resmi yang jelas dan mudah dibaca.
- Anda punya daftar dokumen yang akan berpindah.
- Identitas penyerah dan penerima jelas.
- Waktu dan tempat tercatat akurat.
- Pihak penerima sudah siap memberikan tanda tangan.
1. Tentukan informasi utama
Cantumkan identitas penyerah, penerima, dan detail dokumen. Format dasar:
- Nama penyerah
- Nama penerima
- Jabatan
- Waktu serah terima
- Daftar dokumen
- Tanda tangan kedua pihak
2. Susun layout surat
Gunakan layout yang rapi agar pembaca langsung memahami isi surat:
- Kop surat (opsional)
- Judul “Tanda Terima Dokumen”
- Paragraf pembuka singkat
- Tabel daftar dokumen
- Ruang tanda tangan
3. Periksa akurasi data
Pastikan daftar dokumen sesuai jumlah fisik atau file yang Anda serahkan. Kalau perlu, nomor urut untuk memudahkan audit.
4. Finalisasi dan simpan
Simpen hasil akhir dalam format PDF agar tampilan tidak berubah saat dikirim. Kalau dokumen membutuhkan tanda tangan digital, Anda bisa memanfaatkan layanan legal seperti Mekari Sign.
(Anda bebas memakai atau menyesuaikan format ini.)
KOP PERUSAHAAN
Nama Perusahaan
Alamat Perusahaan
Telepon | Email
TANDA TERIMA DOKUMEN
Saya yang bertanda tangan berikut:
Nama : ………………………………………
Jabatan : ………………………………………
Perusahaan : ………………………………………
Sudah menerima dokumen dari:
Nama : ………………………………………
Jabatan : ………………………………………
Perusahaan : ………………………………………
Daftar Dokumen:
- …………………………………………………..
- …………………………………………………..
- …………………………………………………..
Waktu penyerahan: ……………………………………..
Demikian bukti tanda terima ini saya buat agar proses administrasi berjalan tertib.
| Penerima, | Penyerah, |
| (…………………….) | (…………………….) |
Contoh Tanda Terima Dokumen (Free Template)
Bagian ini membantu Anda melihat format final yang siap dipakai.
1. Contoh surat tanda terima dokumen sederhana
Contoh ini cocok dipakai untuk kebutuhan umum ketika Anda perlu bukti penerimaan dokumen tanpa format yang terlalu resmi.
Dok. Mekari Sign
2. Contoh surat tanda terima berkas
Gunakan contoh ini saat Anda menyerahkan beberapa berkas sekaligus dan ingin daftar item tercatat dengan rapi.
Dok. Mekari Sign
3. Contoh surat tanda terima sertifikat perpajakan
Surat ini membantu memastikan penyerahan sertifikat pajak tercatat jelas, lengkap dengan data dokumen yang sering dibutuhkan untuk audit atau pelaporan.
Dok. OnlinePajak
4. Contoh surat tanda terima sertifikat tanah
Contoh ini dipakai saat menyerahkan sertifikat tanah, sehingga identitas dokumen dan pihak penerima terekam secara formal dan aman.
Dok. Scribd
5. Contoh tanda terima ijazah
Surat ini berguna untuk pencatatan penyerahan ijazah, baik untuk keperluan kerja, administrasi kampus, maupun proses verifikasi.
Dok. Scribd
6. Contoh surat tanda terima berkas kendaraan bermotor
Contoh ini memastikan penyerahan dokumen kendaraan seperti STNK atau BPKB, tercatat jelas agar mengurangi risiko salah serah atau kehilangan.
Dok. Scribd
7. Contoh tanda terima jaminan (BPKB/sertifikat)
Gunakan surat ini untuk mencatat penyerahan dokumen yang dijadikan jaminan, sehingga kedua pihak memiliki bukti formal yang sah.
Dok. Scribd
8. Contoh surat tanda terima dokumen penawaran/tender
Surat ini membantu proses administrasi tender dengan memastikan berkas penawaran diterima dan dicatat sesuai prosedur.
Dok. Scribd
9. Contoh surat tanda terima pembayaran (semi-surat)
Contoh ini dipakai sebagai bukti bahwa suatu pembayaran telah diterima, terutama jika diperlukan format surat yang lebih formal dari kwitansi biasa.
Dok. Scribd
Baca juga: 17 Contoh Berita Acara Serah Terima (BAST) Lengkap Terbaru
Tanda terima dokumen memberi struktur yang jelas saat dokumen berpindah tangan. Anda memperoleh bukti tertulis, proses audit lebih mudah, dan alur kerja tetap terkendali. Formatnya tidak rumit dan bisa Anda adaptasikan untuk HR, keuangan, legal, pengadaan, atau operasional harian. Anda dapat memakai template Word/Excel ataupun memanfaatkan sistem tanda tangan digital agar bukti penerimaan tersimpan rapi dan aman.
Jika Anda ingin mengelola dokumen secara lebih efisien, Anda bisa mengenal solusi yang tersedia lewat Mekari Sign atau membaca panduan lain di blog Mekari Sign.
Cegah salah penerima dan pastikan keabsahan dokumen dengan tanda tangan digital
