- Surat pernyataan non-PKP berfungsi menjelaskan bahwa usaha belum wajib memungut PPN karena omzet berada di bawah batas PKP Rp4,8 miliar per tahun.
- Dokumen ini diminta saat tender, pendaftaran vendor, atau transaksi B2B untuk memastikan status pajak mitra.
- Formatnya sederhana: kop surat, identitas penandatangan, pernyataan status, konteks penggunaan, dan tanda tangan.
- Pembuatan surat dapat Anda selesaikan cepat agar proses administrasi tidak menunda pengajuan penawaran.
Banyak pelaku usaha di Indonesia sebenarnya belum wajib jadi Pengusaha Kena Pajak, sebab batas omzet PKP masih berada pada kisaran Rp4,8 miliar per tahun. Di lapangan, terutama untuk UMKM dan perusahaan yang sedang tumbuh, posisi ini justru sering membuat bingung ketika klien meminta faktur pajak padahal usaha belum kena kewajiban PPN.
Akhirnya, banyak bisnis baru sadar perlu surat pernyataan non PKP ketika dokumen tender vendor hampir jatuh tempo. Untuk itu artikel ini akan membahas fungsi surat, contoh formatnya, dan cara menyiapkannya agar proses tender tetap jalan lancar.
Apa Itu Surat Pernyataan Non-PKP?
Surat pernyataan non PKP adalah dokumen tertulis yang menjelaskan bahwa sebuah usaha belum berstatus Pengusaha Kena Pajak (PKP), sehingga belum wajib menerbitkan faktur pajak dan memungut PPN atas penyerahan barang kena pajak atau jasa kena pajak menurut ketentuan yang berlaku.
Umumnya, surat ini penerbit usaha sendiri, bukan kantor pajak. Pihak yang bertanggung jawab biasanya pemilik usaha, direktur, atau pejabat berwenang lain yang memahami kondisi perpajakan perusahaan.
Surat itu kemudian lembaga gunakan sebagai dasar administrasi bahwa perusahaan termasuk non PKP, misalnya untuk proses pembayaran atau penilaian kepatuhan pajak.
Fungsi Surat Pernyataan Non PKP
Biar lebih jelas, fungsi utama surat pernyataan non PKP antara lain:
- Klarifikasi status pajak: memberi penjelasan tertulis bahwa usaha belum memenuhi batas omzet pengukuhan PKP, yaitu empat koma delapan miliar rupiah per tahun sesuai ketentuan.
- Pengganti faktur pajak: memberi dasar administrasi bagi rekan bisnis ketika mereka semula berharap menerima faktur pajak, terutama pada transaksi B2B.
- Bukti kepatuhan: menunjukkan itikad baik bahwa pelaku usaha patuh pada aturan pajak dan tidak memungut PPN tanpa dasar hukum.
Walaupun sifatnya sederhana, kesalahan kecil pada surat ini dapat mengganggu proses tender. Karena itu, format jelas dan isi konsisten sangat membantu kelancaran kerja sama.
Baca Juga: Contoh Faktur Pembelian dan Cara Mudah Membuatnya
Kapan Perlu Surat Ini dan Siapa yang Meminta?
Pertanyaan yang sering muncul: kapan perusahaan sebenarnya butuh surat pernyataan non PKP? Secara umum, kebutuhan surat ini muncul pada situasi berikut.
- Transaksi B2B dengan perusahaan besar: pembeli ingin pastikan apakah rekanan sudah PKP atau belum, sebab hal ini berpengaruh pada pengelolaan PPN masukan dan keluaran.
- Proses tender atau pengadaan barang dan jasa: panitia pengadaan pada instansi pemerintah, BUMN, atau perusahaan besar sering menempatkan surat non PKP sebagai salah satu dokumen administratif wajib.
- Pendaftaran vendor baru: platform B2B atau marketplace korporasi seperti Inaproc, MBiz, atau portal pengadaan internal perusahaan sering meminta surat pernyataan perusahaan non PKP pajak sebagai syarat aktivasi akun vendor.
- Audit internal atau pemeriksaan dokumen: bagian pajak, keuangan, atau auditor eksternal dapat meminta surat pernyataan non PKP sebagai pendukung data fiskal.
- Divisi keuangan atau pajak klien
- Unit pengadaan barang dan jasa (procurement)
- Panitia tender pada instansi pemerintah atau swasta
- Pengelola marketplace B2B dan sistem pengadaan barang jasa (e-procurement)
Baca Juga: Apa Itu Procurement? Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!
Contoh Surat Pernyataan Non-PKP
Format dasar sebenarnya tidak jauh berbeda untuk berbagai platform, tetapi ada baiknya Anda sesuaikan nama portal atau penyelenggara tender jika mereka meminta penyebutan spesifik.
Contoh surat pernyataan non PKP format umum
Teks berikut merupakan contoh surat pernyataan perusahaan non PKP dengan gaya formal yang mudah penyesuaian untuk Inaproc, MBiz, maupun vendor lain.
SURAT PERNYATAAN NON PKP
Yang bertanda tangan pada bagian bawah surat ini:
Nama : [Nama Lengkap]
Jabatan : [Jabatan pada Perusahaan]
Nama Perusahaan : [Nama Perusahaan]
NPWP : [Nomor Pokok Wajib Pajak]
Alamat : [Alamat Lengkap Perusahaan]
Dengan ini menyatakan bahwa perusahaan yang saya wakili belum berstatus sebagai Pengusaha Kena Pajak (Non PKP) sesuai ketentuan peraturan perpajakan yang berlaku, karena omzet usaha masih berada pada batas yang belum memenuhi syarat pengukuhan PKP.
Sehubungan hal tersebut, perusahaan tidak menerbitkan faktur pajak atas penyerahan barang dan/atau jasa kepada [Nama Klien atau Penyelenggara Tender] dan tidak memungut Pajak Pertambahan Nilai (PPN) atas transaksi tersebut.
Apabila pada kemudian hari omzet perusahaan telah memenuhi syarat pengukuhan PKP, kami akan segera mengurus pengukuhan PKP dan memberi informasi tertulis kepada [Nama Klien atau Penyelenggara Tender].
Demikian surat pernyataan non PKP ini kami buat dengan sebenarnya untuk keperluan administrasi pada [nama kegiatan, tender, atau portal pengadaan], agar pihak terkait dapat menggunakannya sebagaimana mestinya.
[Tempat], [Tanggal Bulan Tahun]
Materai Rp10.000
[Tanda Tangan]
(………………………)
[Nama Lengkap]
[Jabatan]
Cara Membuat Surat Non-PKP yang Sah dan Siap Dipakai Tender
Panduan ini cocok untuk UMKM atau tim admin yang perlu menyiapkan surat non PKP dengan cepat supaya dokumen tender atau pendaftaran vendor tidak tertahan.
1. Buat kop surat dan tulis judul surat
Cantumkan nama perusahaan, logo, dan kontak bisnis pada bagian atas, lalu beri judul jelas “Surat Pernyataan Non PKP” agar tujuan dokumen langsung terbaca.
2. Masukkan identitas penandatangan
Isi nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, NPWP, dan alamat supaya pihak klien dapat mencocokkan data dengan profil vendor atau dokumen pajak lain.
3. Tulis pernyataan status non PKP secara tegas
Sampaikan bahwa usaha belum berstatus PKP dan belum memungut PPN; jika perlu, tambahkan penjelasan bahwa omzet usaha masih berada di bawah batas empat koma delapan miliar rupiah per tahun sesuai ketentuan.
4. Tambahkan konteks penggunaan dokumen
Sebutkan tujuan surat, misalnya untuk tender tertentu, pendaftaran vendor pada platform pengadaan, atau permintaan administrasi klien agar dokumen relevan dengan proses yang berjalan.
5. Jelaskan komitmen ketika status usaha berubah
Tulis bahwa perusahaan akan memberi pemberitahuan resmi jika status berubah menjadi PKP, supaya klien merasa aman terkait kepatuhan pajak jangka panjang.
6. Akhiri dengan tanda tangan dan materai
Cantumkan tempat dan tanggal, lalu bubuhkan tanda tangan pejabat berwenang di atas materai; jika Anda membuat dokumen digital, gunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dan e-Meterai dari penyedia resmi supaya dokumen tetap sah.
Baca Juga: Contoh Surat Pemutusan Kontrak Kerjasama dengan Vendor Beserta Formatnya!
Surat pernyataan non-PKP membantu Anda menjelaskan status pajak perusahaan dengan jelas dan rapi, terutama saat mengikuti tender, pendaftaran vendor, atau permintaan administrasi dari klien. Setelah Anda memahami format dan langkah penyusunannya, dokumen ini bisa Anda siapkan dengan cepat tanpa menghambat proses bisnis.
Jika Anda ingin mengelola dokumen bisnis secara lebih efisien mulai dari tanda tangan elektronik, e-Meterai, hingga alur persetujuan, Anda dapat menjelajahi solusi yang tersedia di Mekari Sign. Untuk mempelajari topik lain terkait legal, pajak, dan pengelolaan dokumen digital, Anda dapat membaca panduan lengkap lainnya di blog Mekari Sign
Kirim surat non PKP, kontrak, dan dokumen pajak lain hanya lewat satu platform
