- Surat dinas dipakai lembaga untuk menyampaikan informasi atau keputusan resmi dalam konteks kerja.
- Formatnya mengikuti struktur baku agar mudah dipahami, ditelusuri, dan layak jadi bukti administrasi.
- Isi wajib mencakup kop, nomor surat, perihal, alamat tujuan, isi inti, penutup, dan tanda tangan pejabat
- Artikel ini menyediakan contoh surat dinas yang siap Anda sesuaikan untuk berbagai kebutuhan.
Apakah Anda sedang mencari contoh surat dinas? Anda sudah datang ke tempat yang tepat!
Surat dinas adalah surat resmi atau formal berisi informasi kedinasan yang ditujukkan ke pihak lain. Informasi ini bisa berupa pemberitahuan dinas, pernyataan, permintaan, atau keperluan kedinasan lainnya.
Nah, di artikel ini kami akan memberikan 25 contoh surat dinas berbagai keperluan yang bisa Anda jadikan inspirasi. Anda tinggal pilih saja mana yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Apa Fungsi Surat Dinas?
Walau terlihat seperti lembar kertas formal, surat dinas membawa beberapa fungsi penting sekaligus. Biar jelas, berikut fungsi utama yang paling sering Anda temukan.
- Alat komunikasi resmi: surat dinas menyampaikan informasi penting, misalnya undangan, pengumuman, penugasan, atau permohonan kerja sama dalam bahasa yang baku.
- Bukti tertulis dan arsip: surat memberi jejak tertulis mengenai keputusan, perintah, atau kesepakatan sehingga pihak internal maupun eksternal punya rujukan jelas.
- Dasar administrasi dan audit: struktur surat yang konsisten, nomor surat yang runut, serta tanda tangan pejabat berwenang membantu proses audit, baik internal maupun eksternal.
- Penguat wibawa lembaga: format surat dinas yang rapi mencerminkan profesionalitas lembaga dan memberi rasa percaya lebih kuat bagi penerima.
- Penghubung dengan sistem digital: surat dinas dalam bentuk PDF dapat terhubung dengan sistem arsip, workflow persetujuan, serta tanda tangan elektronik sehingga proses administrasi berjalan lebih efisien.
Baca juga: 7 Contoh Surat Perjalanan Dinas, Terlengkap!
Jenis Surat Dinas
Secara umum, ada tujuh jenis surat dinas yang dibedakan berdasarkan fungsi dan tujuannya, yakni:
| Jenis Surat Dinas | Fungsi dan Tujuan |
| Surat Perintah | Atasan memberi perintah kepada Anda atau tim untuk melaksanakan tugas tertentu. |
| Surat Edaran | Disampaikan ke banyak pihak agar semua menerima informasi yang sama secara serentak. |
| Surat Undangan | Mengajak Anda menghadiri kegiatan resmi, rapat, atau acara tertentu. |
| Surat Tugas | Menugaskan Anda untuk melaksanakan kegiatan sesuai tanggung jawab jabatan. |
| Surat Permohonan | Digunakan saat Anda ingin meminta izin, bantuan, atau kerja sama secara resmi. |
| Surat Keputusan | Menetapkan keputusan resmi dari pejabat berwenang untuk dijalankan oleh penerima. |
| Surat Perjalanan Dinas | Memberikan izin resmi kepada Anda untuk melakukan tugas di luar kantor atau daerah lain. |
| Surat Instruksi | Berisi arahan langkah-langkah pelaksanaan tugas agar pekerjaan berjalan sesuai tujuan. |
| Surat Pengantar | Mendampingi dokumen atau barang agar sampai ke pihak tujuan secara resmi. |
| Surat Keterangan | Menyatakan kondisi, identitas, atau status seseorang atau kegiatan tertentu secara resmi. |
| Surat Pernyataan | Berisi pernyataan resmi dari Anda atau pihak lain terhadap suatu hal yang perlu dipastikan secara tertulis. |
Baca juga: Apa itu Lembar Disposisi? Manfaat, Alur, dan Contohnya
Apa Saja Isi yang Wajib Ada dalam Surat Dinas?
Biar surat dinas terasa rapi dan sah sebagai dokumen resmi, Anda perlu pastikan beberapa bagian utama selalu muncul pada setiap surat. Berikut isi yang sebaiknya Anda sertakan.
- Kop surat: berisi nama lembaga, alamat, kontak, serta logo bila ada, untuk menunjukkan sumber surat.
- Tanggal surat: menunjukkan kapan surat tersusun, biasanya berupa nama kota lalu tanggal lengkap.
- Nomor surat: kombinasi angka dan kode yang mengikuti sistem penomoran lembaga sebagai identitas unik.
- Lampiran: keterangan ada atau tidaknya berkas tambahan yang menyertai surat.
- Perihal: ringkasan singkat isi surat, misalnya “Undangan Rapat Koordinasi” atau “Permohonan Kerja Sama”.
- Alamat tujuan: memuat nama penerima beserta alamat lengkap lembaga tujuan.
- Salam pembuka: salam sopan, misalnya “Dengan hormat”.
- Isi surat: beberapa paragraf yang menjelaskan maksud, latar belakang, dan permintaan secara jelas.
- Penutup: kalimat penutup sopan yang menyatakan harapan atau ucapan terima kasih.
- Nama dan tanda tangan pejabat: nama terang, jabatan, dan tanda tangan pejabat berwenang; bila perlu, sertakan stempel lembaga.
25 Contoh Surat Dinas Segala Keperluan
Bagian ini menyajikan beberapa contoh surat dinas yang paling sering Anda perlukan. Format setiap contoh mengikuti struktur baku yang mudah Anda sesuaikan dengan kebutuhan.
1. Contoh Surat Dinas Perusahaan
Surat ini digunakan untuk menyampaikan informasi resmi antar divisi dalam perusahaan.
Dok. Scribd
2. Contoh Surat Dinas Perusahaan 2
Digunakan oleh perusahaan untuk memberikan arahan atau pemberitahuan kepada karyawan.
Dok. Scribd
3. Contoh Surat Dinas Perjanjian Kerjasama
Berisi kesepakatan tertulis antar pihak dalam kegiatan bisnis atau proyek bersama.
Dok. Scribd
4. Contoh Surat Dinas Penugasan Karyawan
Surat resmi yang menugaskan karyawan melaksanakan pekerjaan tertentu.
Dok. Scribd
5. Contoh Surat Dinas Memorandum
Berfungsi sebagai catatan internal antar bagian dalam organisasi atau instansi.
Dok. Scribd
6. Contoh Surat Dinas Sekolah
Dikeluarkan sekolah untuk menyampaikan pengumuman resmi kepada guru atau siswa.
Dok. Scribd
7. Contoh Surat Dinas Sekolah 2
Dokumen resmi sekolah untuk menyampaikan keputusan atau arahan kepala sekolah.
Dok. Scribd
8. Contoh Surat Dinas Pemberitahuan Sekolah
Berisi pemberitahuan kegiatan, rapat, atau kebijakan baru dari pihak sekolah.
Dok. Scribd
9. Contoh Surat Dinas Perjanjian Sekolah
Digunakan dalam kesepakatan kerja sama antara sekolah dan pihak lain.
Dok. Scribd
10. Contoh Surat Dinas Pendidikan
Diterbitkan oleh instansi pendidikan untuk memberikan arahan kepada lembaga di bawahnya.
Dok. Scribd
11. Contoh Surat Dinas Penelitian
Dokumen resmi yang mengatur izin atau pelaksanaan kegiatan penelitian.
Dok. Scribd
12. Contoh Surat Dinas Pemerintah Kabupaten dan Universitas
Surat kerjasama antara instansi pemerintah daerah dengan lembaga pendidikan tinggi.
Dok. Scribd
13. Contoh Surat Dinas dari Pemerintah
Digunakan instansi pemerintah untuk menyampaikan informasi atau keputusan resmi.
Dok. Scribd
14. Surat Dinas Keputusan Pemerintah
Memuat keputusan atau kebijakan yang ditetapkan oleh pejabat berwenang.
Dok. Scribd
15. Contoh Surat Dinas Pengantar Pemerintah
Surat pendamping untuk mengantarkan dokumen resmi dari lembaga pemerintah.
Dok. Scribd
16. Contoh Surat Dinas Undangan Pemerintah
Berisi undangan resmi dari instansi pemerintah kepada pihak tertentu.
Dok. Scribd
17. Contoh Surat Dinas Kesehatan 1
Surat resmi dari dinas kesehatan untuk pemberitahuan kegiatan atau instruksi lapangan.
Dok. Scribd
18. Contoh Surat Dinas Kesehatan 2
Diterbitkan oleh instansi kesehatan untuk keperluan administrasi dan koordinasi antar unit.
Dok. Scribd
19. Surat Dinas Kesehatan dari Rumah Sakit
Dokumen rumah sakit untuk pemberitahuan kegiatan medis atau kerja sama antar instansi.
Dok. Scribd
20. Surat Dinas Edaran
Berisi pengumuman atau pemberitahuan resmi yang disebar ke berbagai pihak.
Dok. Scribd
21. Surat Dinas Tugas
Menugaskan seseorang melaksanakan kegiatan tertentu atas nama instansi.
Dok. Scribd
22. Contoh Surat Dinas Undangan
Digunakan untuk mengundang pihak internal atau eksternal dalam acara resmi.
Dok. Scribd
23. Contoh Surat Dinas Undangan 2
Surat undangan formal untuk menghadiri rapat, pertemuan, atau kegiatan lembaga.
Dok. Scribd
24. Contoh Surat Dinas Pemberitahuan
Memberi tahu perubahan kebijakan, kegiatan, atau informasi penting dari instansi.
Dok. Scribd
25. Contoh Surat Dinas Edaran
Surat resmi yang berfungsi menyebarkan informasi umum kepada banyak penerima.
Dok. Scribd
Baca Juga: 15 Contoh Surat Edaran Berbagai Keperluan, Terlengkap!
Surat dinas memegang peran sebagai wajah resmi lembaga saat Anda berkomunikasi dengan pihak internal maupun eksternal. Ketika Anda sudah paham pengertian, fungsi, jenis, dan isi wajibnya, penulisan contoh surat dinas terasa lebih terarah, rapi, dan siap jadi bukti kuat untuk administrasi, kerja sama, maupun audit.
Di saat yang sama, cara kerja kantor semakin bergeser ke dokumen digital: surat tersimpan sebagai PDF, sah lewat tanda tangan elektronik dan e-Meterai, lalu melewati alur persetujuan yang tercatat jelas.
Untuk mengelola hal tersebut secara praktis dan patuh regulasi, Anda dapat memanfaatkan solusi tanda tangan elektronik seperti Mekari Sign dan mempelajari panduan lain seputar dokumen bisnis melalui blog Mekari Sign.
Tambah kekuatan hukum surat dinas Anda lewat tanda tangan elektronik tersertifikasi
